Esta política explica cómo
My Flavor Supply LLC trata los datos que nos proporcionas como proveedor. Aplica exclusivamente a la relación B2B con proveedores registrados; para clientes finales consulta la
Política de Privacidad de Clientes.
1. Responsable del Tratamiento
El responsable del tratamiento de los datos del Proveedor (y de las personas físicas que actúen en su nombre) es My Flavor Supply LLC, con domicilio en Pharr, TX, USA · Valle del Río Grande.
2. Datos que Recopilamos
2.1 Al aplicar como proveedor
- Del negocio: razón social, DBA, EIN/Tax ID/RFC, dirección fiscal, dirección operativa, giro comercial;
- Del contacto principal: nombre completo, cargo, teléfono, correo electrónico;
- Bancarios (una vez aprobado): nombre del banco, número de ruta (routing), número de cuenta, W-9 firmado (EE.UU.) o equivalente;
- Legales: acta constitutiva, permisos sanitarios, certificaciones de calidad, pólizas de seguro, referencias comerciales;
- Operativos: catálogo de productos, precios, capacidad de producción, plazos de entrega.
2.2 Durante la relación comercial
- Historial de Órdenes de Compra (POs), facturas emitidas, pagos realizados;
- Registros de recepción, inspección y aceptación de mercancía;
- Notas de Crédito a cargo del Proveedor;
- Comunicaciones por correo, WhatsApp, teléfono (podemos registrar);
- Evaluaciones internas de desempeño (puntualidad, calidad, resolución de incidentes).
2.3 Datos técnicos del portal
- Logs de acceso al portal de proveedores (IP, fecha, navegador);
- Magic links de autenticación (de un solo uso, expiran en 24 h);
- Audit log de acciones realizadas en el portal.
3. Finalidades y Base Legal
| Finalidad | Base legal |
|---|
| Validar aplicación y due diligence | Interés legítimo · relación precontractual |
| Emitir POs y procesar entregas | Ejecución del contrato |
| Pagar facturas | Ejecución del contrato |
| Cumplimiento fiscal (W-9, 1099, sales tax) | Obligación legal (IRS, Texas Comptroller) |
| Prevención de fraude, lavado y sanciones | Obligación legal · interés legítimo |
| Trazabilidad de productos (FDA, FSMA) | Obligación legal de inocuidad alimentaria |
| Evaluación de desempeño y mejora | Interés legítimo |
| Auditorías (internas, externas, regulatorias) | Obligación legal · interés legítimo |
4. Con Quién Compartimos los Datos
- Autoridades fiscales: IRS (reporte 1099 anual si el Proveedor es persona física o single-member LLC), Texas Comptroller (sales tax), aduanas si aplica a imports;
- Autoridades sanitarias: FDA, USDA, Texas DSHS en caso de investigación o recall;
- Auditores externos: firmas contables, auditores fiscales, inspectores de calidad, bajo acuerdos de confidencialidad;
- Instituciones financieras: banco operativo del Comprador para procesar pagos ACH/cheque/wire;
- Asesores legales: en caso de disputa comercial, recall o investigación;
- Proveedores de servicios tecnológicos: hosting (Hostinger), correo (SMTP), bajo acuerdos de procesamiento de datos.
NO vendemos ni comercializamos los datos del Proveedor. NO compartimos información con terceros no autorizados ni para fines de marketing.
5. Conservación
- Proveedor activo: mientras exista relación comercial;
- Datos fiscales (facturas, W-9, 1099): 7 años mínimo, conforme a requisitos del IRS;
- Registros de trazabilidad alimentaria: 2 años (FSMA Sec. 204);
- Contratos y acuerdos: hasta 10 años posteriores a terminación;
- Logs de auditoría del portal: 2 años;
- Aplicaciones rechazadas: 1 año, luego se eliminan salvo que se incluyan en lista interna de proveedores descartados (se conserva razón social y motivo del rechazo).
6. Seguridad
Protegemos la información del Proveedor con:
- Cifrado TLS/HTTPS en todas las comunicaciones web;
- Acceso al portal mediante magic links de un solo uso (sin contraseñas guardadas);
- Hash bcrypt para cualquier credencial;
- Datos bancarios almacenados con acceso restringido al equipo de cuentas por pagar;
- Logs de auditoría de acceso a datos sensibles;
- Respaldos cifrados;
- Servidores con firewall y monitoreo continuo.
7. Derechos del Proveedor
Los Proveedores (o las personas físicas que actúen en su nombre) tienen los siguientes derechos:
- Acceso: conocer qué datos tenemos sobre tu negocio y personas de contacto;
- Rectificación: corregir datos inexactos (contacto cambió, cambio de dirección, nueva cuenta bancaria, etc.);
- Eliminación: sujeta a obligaciones legales (datos fiscales no pueden eliminarse antes de cumplir el plazo del IRS);
- Portabilidad: recibir tus datos en formato estructurado;
- Oposición: al tratamiento para fines no esenciales (evaluaciones internas, análisis agregado).
Ejerce tus derechos escribiendo a soporte@myflavorsupply.shop. Responderemos en un plazo máximo de 30 días.
8. Due Diligence y Verificaciones
Como parte del proceso de aprobación, podemos consultar fuentes públicas para verificar:
- Existencia legal y vigencia del negocio (Secretary of State, SAT, equivalentes);
- Licencias sanitarias vigentes (FDA, USDA, SENASICA si aplica);
- Listas de sanciones (OFAC, SDN, UN, EU);
- Referencias comerciales proporcionadas por el propio Proveedor;
- Certificaciones declaradas (HACCP, GFSI, Organic, Kosher, etc.).
Estos controles se realizan con base en nuestro interés legítimo de operar una cadena de suministro legítima y segura para consumidores finales.
9. Confidencialidad Recíproca
De igual forma que el Proveedor se obliga a mantener confidencial la información del Comprador (bajo los Términos y Condiciones de Proveedor), el Comprador se obliga a mantener confidencial la información no pública del Proveedor: listas de precios, procesos productivos, capacidad, datos bancarios.
10. Transferencias Internacionales
Los datos se almacenan en servidores ubicados en Estados Unidos. Si el Proveedor está ubicado fuera de EE.UU. (p.ej. México), los datos serán transferidos a EE.UU. para su tratamiento. Al aplicar, el Proveedor consiente esta transferencia.
11. Cambios a esta Política
Las modificaciones significativas serán notificadas al correo registrado del Proveedor con 15 días de anticipación. La versión vigente siempre estará disponible en https://myflavorsupply.shop/privacidad-proveedor.html.
12. Contacto
My Flavor Supply LLC
Oficial de Protección de Datos
Pharr, TX, USA · Valle del Río Grande
Email: soporte@myflavorsupply.shop
Teléfono: +1 956 530 4369
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